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Sie lesen: Zeitmanagement im Homeoffice | WIFI Blog
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Corona hat unsere Arbeitswelt in kürzester Zeit auf den Kopf gestellt. Ein Großteil der arbeitenden Bevölkerung fand sich von einem Tag auf den anderen im Homeoffice wieder. Das bringt nicht nur Vorteile mit sich, sondern auch neue Herausforderungen. WIFI-Trainer Rudi Beirer erklärt, worauf es beim Zeitmanagement im Homeoffice ankommt.
Alles hat zwei Seiten
Vielen Homeworkern fällt es wahrscheinlich leicht, auf die morgendlichen Staus und auf die überfüllten Öffis zu verzichten, die der tägliche Berufsverkehr noch einige Wochen zuvor mit sich brachte. Auch so manche unnötige Dienstreise bleibt ihnen in Zeiten des Homeoffice erspart. Einige werden wohl auch die häufigen Arbeitsunterbrechungen an ihrem Arbeitsplatz in der Firma nicht wirklich vermissen.
Wie alles im Leben, hat aber auch das Homeoffice nicht nur angenehme Seiten, sondern es stellt uns vor neue Aufgaben. Die ungewohnten Freiräume in der Gestaltung der Arbeitswoche fordern die Homeworker heraus, ihre Fähigkeiten zur Selbstorganisation weiter zu entwickeln und täglich anzuwenden.
Eine Frage des Zeit-Typs
Unsere Arbeitsweise wird sehr von unserem persönlichen Zeit-Typ beeinflusst und zeigt sich insbesondere im Homeoffice.
Da gibt es beispielsweise die sogenannten „Freigeister“, die gerne auf mehreren „Baustellen“ gleichzeitig arbeiten und dadurch den Überblick verlieren. Die Verwendung von Checklisten und die Konzentration auf wenige Aufgaben können ihnen spürbare Erleichterungen bringen. Das Mastertool für diesen Zeit-Typ ist jedoch die Wochenplanung.
Tipps für die Wochenplanung im Homeoffice:
- fixe Zeiten für Beginn und Ende des Arbeitstages eintragen
- Aufgaben, welche Konzentration erfordern, in ruhigere Zeitfenster legen
- Pausen vorsehen
- Vor- und Nachbereitungsaufwand für Telefon- bzw. Videokonferenzen einplanen
- Arbeitsblöcke bilden, z. B. Mails gesammelt lesen und bearbeiten
- Zeitpuffer für unvorhergesehene Arbeiten/Aufträge einplanen
Das Homeoffice kann insbesondere „Perfektionisten“ dazu verführen, sich in Details zu verstricken und dadurch viel Zeit liegen zu lassen. Ihr Mastertool ist die Differenzierung. Wer zur Detailverliebtheit neigt, sollte sich bei jeder Aufgabe fragen, ob diese zu 100 Prozent genau erledigt werden muss oder ob auch 80 Prozent reichen könnten. Das kontinuierliche Unterscheiden der beiden Anforderungskriterien (100 % vs. 80 %) trainiert den „Mut zur Lücke“ und belohnt den Perfektionisten mit einer effektiveren Arbeitsweise.
Mit ganz anderen Problemen kämpfen die „Allrounder“ im Homeoffice. Sie bleiben auf der Strecke, weil sie sich täglich mühen, die schulpflichtigen Kinder zu unterrichten, den Haushalt zu managen und den eigenen Job im Homeoffice zu erledigen. Dieser Zeit-Typ übernimmt häufig Verantwortung und unterstützt gerne andere. Um einer dauerhaften Überforderung vorzubeugen, sollten die Allrounder unbedingt ihr Mastertool der „Aufgabenteilung“ einsetzen.
Tipps für die Aufgabenteilung im Homeoffice:
- Verantwortung übertragen, z.B. an den/die Partner/in, die Kinder, die Arbeitskollegen
- Aufgaben klären: Wer ist wofür zuständig?
- Aushalten lernen, wenn andere die Aufgaben auf ihre Weise erledigen
- Als Gegenleistung zum Unterrichten den Kindern kleinere Aufgaben im Haushalt übertragen
Die „Kreativen“ sind besonders anfällig für das Aufschieben von unangenehmen Aufgaben. So werden beispielsweise vermeintlich schwierige Telefonate oder lästige Routineaufgaben erst kurz vor dem Erreichen der Deadline in Angriff genommen und können dann mit unvorhergesehenen zusätzlichen Arbeitsaufgaben kollidieren. Dabei ließe sich auch im Homeoffice dieser selbstproduzierte Stress gut in den Griff bekommen.
Tipps gegen die „Aufschieberitis“ im Homeoffice:
- Führen einer „Aufschieberitis-Abschuss-Liste: jeden Tag wird eine Aufgabe von dieser Liste erledigt, die erfahrungsgemäß aufgeschoben wird
- die Aufgabe sofort beginnen, ohne lange zu überlegen
- die Aufgabe mit der Absicht starten, nur fünf Minuten daran arbeiten zu wollen (= „Fünf-Minuten-Trick“)
- Die Erledigung der Aufgabe mit einer Belohnung verbinden
Das Homeoffice als Chance
Unser Zeitmanagement wird sehr durch unsere Gewohnheiten bestimmt. Das Homeoffice zwingt uns, so manche Routinen in unserem Arbeitsleben zu verändern. Wir müssen unsere bekannte Komfortzone verlassen und in einen neuen ungewohnten Lernbereich wechseln. Gerade diese Veränderung gibt uns die Chance, unser Zeitmanagement und unsere Selbstorganisation weiter zu entwickeln.
Seit 20 Jahren tätig als international zertifizierter Trainer, Berater und Coach. Ausgebildeter Beziehungsmanager und Teamentwickler, diplomierter Psychologe mit wirtschaftlicher Ausbildung, Gründer und Geschäftsführer des Instituts Beirer; HR-Beauftragter in verschiedenen Unternehmen; Buchautor, Spezialist auf Zeit- und Selbstmanagement, Teamentwicklung , Führungskräfteentwicklung, Motivation.
Bildhinweis
Titelbild: adobe stock|Rymden
23. MÄRZ 2022