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Sie lesen: Raus aus der Meeting-Falle! | WIFI Blog
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Meetings – allein wenn dieses Wort erwähnt wird, läuft vielen ein kalter Schauer über den Rücken. Denn nicht wenige assoziieren mit diesem Wort sinnfreie, überflüssige Veranstaltungen, die in erster Linie von der Arbeit abhalten.
Doch woran liegt es, dass Meetings einen so schlechten Ruf haben? Wo sie doch eigentlich dazu dienen sollten, die Zusammenarbeit zu fördern und gemeinsam kreative Lösungen zu finden. Hier finden Sie Antworten und Tipps, um Ihre Meetings aufzuwerten und zur hilfreichen Einrichtung in Ihrem Unternehmen zu machen.
Selbstdarsteller und Viel-Redner als Meeting-Killer
Besonders störende Zeitdiebe sind unvorbereitete Meeting-Teilnehmer/innen, die wenig beitragen und das Treffen mit unqualifizierten Beiträgen in die Länge ziehen. Ausufernde Diskussionen und unklare Gründe, warum das Treffen überhaupt stattfindet, zehren zudem an den Nerven. Und nicht zuletzt passiert es immer wieder, dass wirklich relevante Themen überhaupt nicht angesprochen werden.
Besonders unbefriedigend bleiben Meetings, in denen viel geredet, aber nichts entschieden wird. Dieses Problem tritt auf, wenn die Meeting-Teilnehmer/innen unsicher sind, wie weit ihre Entscheidungsbefugnisse reichen. Und dann gibt es da noch die Kolleginnen und Kollegen, die Treffen als Bühne missbrauchen – entweder zur Selbstdarstellung oder um unliebsame Mitarbeiter/innen vor versammelter Mannschaft zu demütigen.
Gute Meetings haben ihre Vorzüge
Allen Unpässlichkeiten zum Trotz: gute Meetings zeichnen sich durch gewichtige Vorteile aus. Informationen werden face-to-face transportiert. Dadurch können Missverständnisse gleich ausgemerzt und Entscheidungen gemeinsam mit allen Beteiligten getroffen werden.
In den meisten Fällen ist also nicht das Meeting an sich das Problem, sondern die mangelhafte Durchführung.
Doch was zeichnet erfolgreiche Treffen aus, die von allen als sinnvoll empfunden werden? Hier ein paar Tipps:
Niemand lässt sich gern seine Zeit stehlen. Treffen sollen daher pünktlich beginnen und zur festgelegten Zeit beendet werden.
Die Agenda hilft, das Ziel des Meetings im Auge zu behalten und beim Thema zu bleiben. Wenn es keine Agenda gibt, ist das Meeting überflüssig.
Viele Meetings zeichnen sich dadurch aus, dass die Teilnehmer/innen komplett unvorbereitet kommen. So entsteht keine konstruktive und produktive Arbeitsatmosphäre. Je besser vorbereitet alle sind, desto fruchtbarer ist das Treffen.
Die Ergebnisse und Arbeitsaufträge aus einem Meeting gehören niedergeschrieben und zeitnah an alle geschickt, die betroffen sind. Dadurch weiß jeder, was erledigt werden muss. Und falls man einen Termin versäumt hat, findet man schnell den Einstieg.
Die lenken nur ab.
Es lohnt sich, Meetings im Stehen statt im Sitzen abzuhalten. Studien haben gezeigt, dass Menschen dadurch kreativer sind, aufmerksamer zuhören und sich mehr einbringen. Außerdem dauern die Meetings kürzer.
Laden Sie nur Personen ein, die wirklich etwas beitragen können. Das spart Zeit, Kosten und Nerven.
Meeting-Leiter/innen sind verantwortlich für eine gute Gesprächsatmosphäre. Sie müssen Vielredner einbremsen und stille Teilnehmer/innen verstärkt einbinden. Ganz wichtig: Frontalbeiträge sollten vermieden werden.
Powerpoint-Folien verleiten dazu, sich teilnahmslos berieseln zu lassen. Sie bremsen die Diskussionen und ersticken jegliche Kreativität. Daher lieber auf Visualisierungen verzichten. Will man viele Infos präsentieren, lohnt es sich, diese vorab per E-Mail zu verschicken. Die Zeit im Meeting kann dann gezielt für Diskussion und Weiterentwicklung genutzt werden.
Sie haben genug von zeitfressenden, unnötigen Meetings?
Am WIFI Tirol gibt es zahlreiche Kurse, in denen Sie Ihre Kompetenz im Moderieren von Meetings ausbauen können. Im Kurs Meetings moderieren lernen Sie, Besprechungen zu leiten und die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter/innen zu fördern. Ihr Standing perfektionieren Sie im Seminar Präsentationstechnik. Alles, was einen souveränen und kompetenten Auftritt ausmacht, erlernen Sie in den gleichnamigen Veranstaltungen. Wenn Sie etwas tiefer in die Thematik eintauchen möchten, legen wir Ihnen die WIFI-Rhetorik-Akademie ans Herz.
Fotos:
Titelbild: adobe stock | Andrey Popov
3. DEZEMBER 2018